Dagplanning maken: digitaal of op papier?

Een planning maken. Het kan een hele opgave zijn. Er zijn dingen die moeten gebeuren, dingen die je graag wil en dan moet je ook nog tijd over houden om weer op adem te komen (ontprikkelen) en een beetje goed voor jezelf zorgen. De planners en tools vliegen je om de oren. Maar wat werkt nou écht? Misschien lucht dit je op, of juist niet, maar: het is heel persoonlijk. Eén ding werkt niet voor iedereen. In dit blog deel ik hoe ík mijn dagen en weken plan. Wie weet heb je er wat aan. Of je denkt: “dit ga ik in ieder geval níet doen”. Ook dat is een win.

---

Planning op papier

Mijn dagplanning en weekplanning maak ik op papier.

Dagplanning

Om mijn dag in te plannen, is het voor mij allereerst belangrijk welke grote dingen ik nog meer die week heb gepland. Ik heb namelijk voorbereidingstijd en achteraf ontprikkeltijd nodig. Ook plan ik geen twee dingen die mij veel energie kosten op één dag. Dat maakt dat ik minimaal een week, maar liefst twee weken, vooruit kijk.

To-do-list

In de avond maak ik mijn planning voor de volgende dag.
Dit doe ik op een kladblok met een to-do-list. Hier kan ik makkelijk taken op volgorde schrijven en afvinken.
Door dit in de avond te doen, is het uit mijn hoofd en ben ik niet meer bang dat ik iets vergeet.
Het nadeel hiervan is dat ik vaak op de dag zelf kijk waar ik inspiratie en energie voor heb. Daardoor komt het nog wel eens voor dat ik meer opschrijf dan ik gedaan krijg of dat ik álle genoteerde mogelijkheden wil uitvoeren. Het lukt me steeds beter om dit binnen de perken te houden.

Ik schrijf meerdere mogelijkheden op, omdat ik graag op de dag zelf bekijk waar ik energie en inspiratie voor heb. Maar ik heb ook een vast kader nodig waarin een taak staat die me verder richting mijn doelen helpt.
Ook noteer ik vaak meerdere opties voor ontspanning. Lezen lukt niet altijd en wandelen in slecht weer geeft me te veel prikkels, dus die plan ik niet op een vast moment, maar afhankelijk van het weer.
Ten slotte laat ik de last-minute beslissing open over bijvoorbeeld wélk blog ik ga schrijven, maar zet ik dus wel vast dát ik een blog ga schrijven.

Waarom een to-do-list?

• De lijst helpt me om dingen belangrijk genoeg te vinden om ze (op volgorde) uit te voeren en om overzicht te houden. Zo noteer ik er ook op dat ik moet eten, want anders blijf ik dat voor me uit schuiven. Dan vind ik namelijk een blog of webteksten schrijven belangrijker dan lunchen.
• Mijn ochtendroutine afvinken is meestal een quick win; deze routine schrijf ik niet helemaal uit, omdat die wel al lang ingebakken zit. Sommige dagen heb ik wel moeite met opstaan en mezelf verzorgen; dan is het fijn dat ik kan afvinken dat ik een taak heb gedaan die dag.
• Het met pen op papier afvinken vind ik daarnaast ook prettiger. Het geeft meer voldoening of zo.
• Ook ligt de lijst in het zicht. Dat vind ik met een digitale lijst moeilijker.

Hoe ziet zo’n to-do-list er dan uit?
Zo bijvoorbeeld:

Weekplanning

In mijn papieren planner heb ik een mooi weekoverzicht verdeeld over twee A4-pagina’s.
De afspraken en andere dingen buitenshuis of met andere mensen schrijf ik er altijd in. De overige dingen die ik wil doen, noteer ik altijd onder in de bullet points. De meeste taken hiervan cluster ik een beetje op thema:

• afspraken
• huishouden
• business en persoonlijke ontwikkeling
• me-time
• sport

Ook hier vind ik het weer fijn om zaken af te kunnen vinken.

Niet al die taken, de eetmomenten etc. schrijf ik in die weekplanning. Dit heb ik een tijdje gedaan, maar het overweldigde me. Die hele planner stond namelijk vol geschreven van boven tot onder. Dat zorgde juist voor mínder overzicht en een verstikkend gevoel. Toen ben ik overgestapt op de aparte to-do-lists per dag en de weekplanning voor het groter overzicht.

Naarmate de week vordert, vul ik wel iets meer grotere taken in in de lege tijdblokken. Dat geeft me wat structuur en overzicht zonder het verstikkend te laten worden. Op deze manier zorg ik ervoor dat de activiteiten uit de bullet points ook echt uitgevoerd worden.

Verder gebruik ik kleuren om categorieën mee aan te geven:

• roze: werk/persoonlijke ontwikkeling
• blauw: afspraak met iemand/buiten de deur
• Geel: sport
• Groen: me-time
• Paars: tijd met mijn vriend
• Oranje: huishouden

Je ziet in bovenstaande afbeeldingen dat er op maandag en dinsdag meer is ingevuld en dat er een afspraak bij is gekomen op vrijdag (wat een knoeiwerk – oops!). Ik heb nu in mijn hoofd dat ik woensdag het grootste deel van mijn tijd aan de webteksten ga besteden, Mochten er andere dingen bij komen, dan heb ik daar de ruimte voor.
Ook voor het weekend heb ik wat plannen, maar niks staat vast. Ik wil het rustig houden omdat het weekend erna druk is en de activiteiten hangen af van het weer.

Digitaal

De dagplanning en weekplanning doe ik dus op papier. Doe ik ook iets digitaal? Jazeker!

Agendafunctie van telefoon

Afspraken en mijn sportmomenten zet ik ook in de agenda van mijn telefoon. Dit is een nog compacter overzicht dat ik gebruik om andere afspraken in te plannen. Die A4-planner ga ik niet overal mee naartoe slepen. Als ik een nieuwe afspraak met mijn coach, psycholoog of re-integratiebegeleider moet inplannen, kijk ik in mijn telefoonagenda om te puzzelen wanneer ik energie heb voor die afspraak en andere dingen die ik nog wil doen of plannen.

Trello

Recent schreef ik een blog over Trello. In deze tool zet ik al mijn ideeën en dingen die ik wil of moet doen. Een brain dump eigenlijk. Ook houd ik hierin de voortgang bij. Foto’s, afbeeldingen, stukjes tekst of samenvattingen plak ik meteen onder het betreffende kaartje wanneer er iets in me op komt.

Elke dag en week bekijk ik deze borden en bepaal ik waar ik aan wil werken. Die acties noteer ik dan weer in de weekplanner en op mijn dagelijkse to-do-list.
Is de taak in progress of klaar? Dan versleep ik hem naar die betreffende lijst in Trello. Weer wat overzicht en een dopamineshotje 😉

Moraal van het verhaal

• Er is niet één ding dat voor iedereen werkt. Test wat voor JOU werkt.
• Door niet té strak te plannen, schiet ik niet in de stress. Het maakt energiemanagement makkelijker.
• Door gebruik te maken van flow verlopen de taken zelf ook vlotter.
• Voor een goede dagplanning is een weekoverzicht ook handig om te hebben.

Plan jij op papier en/of digitaal? Deel jouw top plantips in de comments!