Behoefte hebben aan structuur, maar óók afhankelijk zijn van je energie op het moment. Dat kan een lastige combinatie zijn. Nu ik een tijdje heb geleefd vanuit flow én een tool heb gevonden die structuur aanbrengt in mijn gedachten, taken en leven, krijg ik veel meer gedaan. In dit blog vertel ik je hoe ik werk met Trello en welke voordelen het mij biedt, zodat jij daar weer inspiratie en tips uit kunt halen.
Wat is Trello?
Trello is een app (op telefoon en desktop) waarin je met een soort van post-its notities kunt maken. Dit kan op verschillende borden en in een bord kun je weer lijstjes maken.
Ter verduidelijking laat ik je mijn Trello-borden zien.
In het overzicht zie je dat ik kolommen heb gemaakt voor:
- taken (to do’s anders dan content schrijven);
- blogs (ideeën);
- in progress (mee bezig);
- done (af);
- published (gepubliceerd/verzonden).
Onder die kolommen staan weer kaartjes. Hieronder zie je het kaartje dat onder “taken” staat uitgeklapt.
Op dit kaartje heb ik een checklist toegevoegd met de vier dingen die ik moet doen m.b.t. affiliate marketing.
Ook kan ik opmerkingen plaatsen als ik bijvoorbeeld iets gedeeltelijk heb gedaan, nog iets moet uitzoeken of andere ideeën heb die hiermee te maken hebben.
Toevoegingen
In de rechter kolom staan een aantal mogelijke toevoegingen aan de kaart.
- Leden: als je je bord met je team (of gewoon meerdere mensen) deelt, kun je hen toevoegen zodat zij jouw kaarten ook zien en kunnen aanpassen.
- Labels: voor overzicht kun je labels (naam/kleur) toevoegen. Mijn bord is vrij overzichtelijk, maar ik zou bijvoorbeeld alle boekreviews een label kunnen geven en alle infoblogs een ander label.
- Checklist: to do’s die je kunt afvinken om de vorderingen van een kaartje te monitoren. Oftewel: een grote taak opdelen in kleinere taken.
- Datums: je kunt een start- en einddatum toevoegen voor een kaart, mocht er een deadline aan zitten.
- Bijlage: foto’s en documenten kun je toevoegen mochten die van belang zijn voor de taak.
- Omslag: zorg voor herkenning (en fleurigheid) door een achtergrondfoto of -kleur toe te voegen.
- Aangepaste velden: hiermee kun je vervolgkeuzemenu’s, tekstvelden, datums etc. toevoegen.
Hoe ik met Trello werk vanuit flow
Keep it simple
Zelf heb ik borden gemaakt voor Sparkling Auti, mijn droomleven en Sparkling SEO.
Ik heb ze vrij simpel gehouden door de meeste extra fucnties (voorlopig) achterwege te laten. Zo wordt het niet te overwhelming voor mijn brein.
Drie vragen
Elke ochtend stel ik mezelf drie vragen:
1. Hoe voel ik me?
2. Wat heb ik nodig?
3. Waar ben ik dankbaar voor?
Gebaseerd op de antwoorden op deze vragen deel ik mijn dag (verder) in.
Ik bekijk het bord en bekijk waar ik inspiratie en energie voor heb. Dat ding ga ik doen. Dat hoeft niet helemaal; het kan ook één stapje zijn. Of ik schrijf drie blogs op één dag omdat de inspiratie stroomt en neem daarna veel rust.
Toen ik wél vanuit flow leefde, maar nog níet Trello als hulpmiddel had, had ik meer keuzestress én was ik bang dat ik niet aan het “juiste” werkte. Ook zag ik de vorderingen niet, wat demotiverend werkte.
Doordat Trello me overzicht, rust in mijn hoofd en een visueel beeld van mijn vorderingen geeft, voel ik meer motivatie en energie dan vóórdat ik met Trello werkte.
Infodump
Het is heel makkelijk om bij een nieuw idee meteen een Trellokaartje aan te maken. Ook kan ik mijn notities m.b.t. boeken makkelijk meteen op het kaartje zetten, in plaats van dat het verdwijnt tussen tientallen notities in mijn telefoon.
Door de ideeën meteen op de juiste plek te noteren, heb ik direct rust in mijn hoofd. Dat is beter voor mijn energiemanagement én humeur.
Samenvatting
Trello is een tool die je overzicht biedt om je taken te managen. De voordelen die het mij biedt, zijn:
- overzicht
- rust in mijn hoofd
- in stapjes naar mijn doelen werken energiemanagement wordt makkelijker
- taken worden makkelijker volbracht, omdat ik ze op het optimale moment uitvoer
- hogere motivatie
- beter humeur
Gebruik jij Trello al?
Ik heb inderdaad Trello gebruikt heel lang, totdat ik de kracht van Notion ontdekte.
Tegenwoordig werk ik prive met Notion en voor mijn Blog ClickUp.
Hi Sander,
Bedankt voor je reactie!
Leuk te lezen dat je ervaring hebt met Trello. Notion heb ik ook overwogen, maar ik wilde het even zo simpel mogelijk houden voor mezelf.
Handig dat je privé en blog gescheiden houdt qua tool. Zorgt dat voor meer rust en/of overzicht voor jezelf?
Hey wat een leuk bericht Maureen!
Zal vast veel mensen helpen bij het organiseren van hun taken 😉
Zelf heb ik lang, lang geleden ook Trello geprobeerd. Het was toen al veelbelovend. Het zal intussen vast flink zijn verbeterd, en nog gebruiksvriendelijker zijn geworden.
Zelf gebruik ik inmiddels TickTick (www.ticktick.com). Ook een hele fijn tool. Hierin houd ik prive en zakelijk gescheiden door aparte lijsten te maken. De prive-lijst heb ik met mijn vrouw gedeeld, zodat zij ook via haar telefoon taken/ideeën kan toevoegen, wijzigen of verwijderen. Tijdens mijn werk kijk ik niet op mijn privelijst, en andersom. Werkt voor mij prima. Zou niet meer zonder kunnen.
Op en werkdag begin ik in de ochtend ook door te ‘voelen’. Hoeveel tijd heb ik, hoe voel ik me (humeur, energie, inspiratie), enzovoort. Op basis daarvan plan ik voor die dag in wat ik graag gedaan wil hebben. Dat doe ik via de ‘calendar view’ (soort agenda). Zo zie ik per dag/week wat ik ongeveer gedaan wil/moet krijgen. Hierbij kan ik ook prioriteiten geven etc. die dan een bijbehorende kleur krijgen.
De privelijst die ik samen met mijn vrouw deel, gebruiken we juist meer de ‘list view’. Ook hierbij gebruiken we prioriteiten. De taken die we echt op heel korte termijn gedaan willen/moeten krijgen, kunnen we ‘pinnen’. Die staan dan helemaal bovenaan, dus zelfs nog boven de taken met hoge prioriteit.
Nou ja, er zijn tientallen tools; ik heb gemerkt dat het belangrijk is om er een paar te proberen, en te ervaren wat het prettigst werkt en het best bij je past.
Trello is in ieder geval een hele goede!
Leuk dat je het deelt! 😉
Heey Marc!
Leuk dat je mijn blog leest haha.
Bedankt voor je uitgebreide reactie. Daar hebben vast velen iets aan. Ik in ieder geval wel!
Onze werkwijze is vrijwel gelijk. Leuk om te zien! Ik heb nog niet echt dringende zaken (en mijn intentie is om dat zo te houden). Ik heb natuurlijk niet ook nog een gezin om te runnen; dat scheelt. Voor mij is het dus voldoende om op het betreffende Trellobord een lijst “moet gebeuren” te maken.
Trello is de eerste tool waarmee ik (veel) gewerkt heb en ik vind het de simpelste die ik geprobeerd heb. Dat vind ik juist wel fijn want minder prikkels en keuzestress bij het inrichten. Dat leek me voor mede auti’s daarom ook wel een fijne tool. Gewoon een account aanmaken en beginnen. Geen uren uitpluiswerk hoe het allemaal werkt en welke 1000 opties er zijn.
Wel denk ik dat ik nog eens een blog ga schrijven waarin ik meerdere tools beschrijf. Daar gaat wel een stuk meer werk in zitten. Ondertussen wilde ik graag mensen inspireren om in ieder geval een stap te zetten naar rust en orde in je hoofd en leven vanuit flow 🙂 Misschien is Trello niet de tool voor iedereen, maar dan zet het in ieder geval aan tot actie.
Ik ga deze tool ook uitproberen, kwam daardoor op jouw blog terecht. Leuk te zien hoe jij het doet, ben benieuwd naar hoe je je droombord hebt ingericht 🙂